تغيّرت طريقة عملنا بشكل كبير منذ بداية الجائحة، إذ أصبحت نماذج العمل عن بُعد والعمل الهجين أكثر شيوعاً ممّا كانت عليه من قبل.
لذاك، سواء كنت قد اندفعت وأعددت نفسك لتصبح موظفاً مستقلاً أم كانت وظيفتك السابقة من المكتب تتطلّب منك الآن العمل من المنزل، فربما أنت تبحث عن نصائح وأدوات أو تطبيقات للعمل عن بُعد كفيلة بمساعدتك على المحافظة على تركيزك ومستوى إنتاجيتك والتكيُّف مع بيئة العمل الجديدة.
يُحب البعض العمل عن بُعد بشكل تلقائي، بينما يشعر الآخرون بشيء من الضياع دون بيئة العمل النمطيّة والمكاتب، ووجود الحد الفاصل والواضح بين الوقت المخصّص للعمل وذلك الخاص بالشؤون الحياتيّة الأخرى والراحة.
فإذا كنت ضمن الفئة الأولى، فلا داعٍ للقلق. فقط تابع القراءة لتجد قائمة كاملة من النصائح المفيدة للعمل عن بُعد.
1) استثمر في مساحة عملك
يُّعد عدم الاضطرار إلى التنقّل أو تحضير وجبة غداء معبّأة من مزايا العمل عن بُعد، إلاّ أن القيام بتجهيز مساحة للعمل خاصّة بك قد يشكّل تحديّاً في بعض الأحيان.
يضطر البعض إلى إنشاء مكاتب مؤقتة مؤلّفة من طاولات الطعام والأماكن المخصّصة للإفطار، ولكنهم سرعان ما يجدون أنفسهم يفتقدون الكراسي الدوّارة المريحة والمكاتب العريضة في بيئة عملهم القديمة.
ولكنّنا ننصحك بالاستثمار في بعض المعدات والأثاث الجديد، نظراً لأنك ستقضي الكثير من الوقت في مكتبك المخصّص للعمل عن بُعد. ونحن على يقين أن هذه الخطوات سوف تؤتي ثمارها على المدى البعيد.
والجدير بالذكر أنك عندما تشعر بالراحة الجسديّة، فإن ذلك سينعكس بشكل إيجابي على صحّتك العقليّة والبدنيّة ومستوى إنتاجيتك أيضاً.
وفيما يلي نسرد لك بعض الخطوات الجديرة بجعلك تشعر بالاستقرار في “محطة عملك المنزليّة”:
- إنشاء مكتب/أو زاوية معيّنة للعمل وقوفاً بعض الشيء، منعاً للجلوس دون حراك لفترات طويلة والشعور بالتيبّس من الجلوس طوال اليوم
- استخدام وسادة لملء الفراغ بين الكرسي ومنطقة أسفل الظهر لمنع و/أو تخفيف أي ألم و/أو مشاكل في الظهر
- وضع جهاز الكمبيوتر المحمولعلى مجموعة كتب أو حامل حديدي أو ما شاكَل ذلك، لمنع آلام الرقبة
- القيام بترتيب الأشياء على الدوام لمنع الفوضى – إذ يساعدكم ذلك على التركيز على المهام التي يجب عليك القيام بها، نظراً لعدم وجود العوامل التي تتسبّب بتشتيت الانتباه
2) ابتكر نَمطَك أو روتينك الخاص
الابتعاد عن بيئة العمل المعتادة، أو مجرّد كونك رئيساً لنفسك، يخرجك من دائرة الروتين اليومي.
ونظراً لعدم وجود نمط يومي أو وقت محدّد لتناول الغداء، وغير ذلك، فمن المفيد التفكير في وضع روتينك اليومي الخاص.
وضْع خطّة سريعة تتضمّن كل ما تريد إكماله والمدّة التي تتوقّع أن تستغرقها كل مهمّة، هو أفضل ما يمكن أن تبدأ به نهارك. تأكّد من تضمين وقت لتناول الغداء وإراحة عينيك بين الفترة والأخرى.
سيساعدك كل هذا على إدارة وقتك بشكل أمثل، والمحافظة على توازن صحّي بين عملك وحياتك الشخصيّة.
3) حفّز نفسك بإعداد قوائم المهام
إن إعداد قوائم المهام سيساعدك كذلك على تحديد أولوياتك، وما يجب القيام به أولاً، بالإضافة إلى الحفاظ على الإنتاجيّة والشعور بالرضى فور إكمال كل مهمّة وشطبها عن القائمة.
من دون قائمة مهام أو خطّة عمل واضحة ليومك، قد تجد نفسك تنتقل من مهمّة إلى أخرى دون إعطاء الوقت أو التركيز الكافي لإنجاز كل مهمّة.
إن بدء يومك بإعداد قائمة مهام (مرتّبة من الأكثر إلى الأقل إلحاحاً) وتقدير كل خطوة تقوم بها لإنجاز المهام المطلوبة، سيساعدك من دون شك على التمتّع بروح إيجابيّة والبقاء متحمّساً على الدوام لمشاريعك.
4) احرص على الاطلاع على أحدث تطبيقات وأدوات عقد المؤتمرات عبر الفيديو الأكثر شيوعاً حول العالم
قد يكون التحدّث عن الأشياء، في بعض الأحيان، أسهل بكثير من محاولة الشرح والتخطيط والتفاوض عبر البريد الإلكتروني.
كونك تعمل جسديّاً بمفردك، فهذا لا يعني بالضرورة أنه يجب عليك التوقّف عن التفاعل اللفظي مع الآخرين.
لا تخف من القيام بمكالمة أو اجتماع عبر الفيديو إذا كانت لديك أشياء تريد مناقشتها مع شريك أو عميل أو زميل، وتعتقد أن هذا الأمر سيساعدك ويكون أسرع من كتابة أفكارك وأسئلتك.
يُمكن لمكالمات الفيديو الجماعيّة أو الاجتماعات الافتراضيّة الدوريّة والتفاعل بالصوت والصورة ورؤية الوجوه تحسين علاقتك بالآخرين ومنعك من الشعور بالعزلة أثناء العمل عن بُعد.
ما يلي بعض تطبيقات مكالمات الفيديو الجماعيّة أو الاجتماعات الافتراضيّة التي يمكنك تجربتها:
- زوم
- مايكروسوفت تيمز
- غوغل هانغ آوتس
- غوغل مِييت
- سكايب
- غوتوميتنغ
5) استخدم تطبيقات إدارة المشاريع
سواء كنت تعمل بمفردك أو مع فريق، فإن استخدام التطبيقات الرقميّة لإدارة المشاريع يُعدُّ طريقة سهلة لتنظيم مهامك ومشاريعك والتأكّد من إنجاز المطلوب والتسليم حسب المواعيد المتّفق عليها.
تتيح لك بعض الأدوات أو التطبيقات كـ”تريللو” بتقسيم العمل إلى لوحات أو بطاقات لكل مهمّة فرديّة لديك، كل لوحة تتضمن قوائم وفي كل قائمة هناك عناصر. العنصر سيكون مهمة ما، يمكن إرفاقها بملف، ودعوة شخص آخر للعمل عليها ضمن مواصفات ومعايير معيّنة ومواعيد وأوقات محدّدة للتسليم.
تطبيق كهذا يتيح لك معرفة مدى انشغالك وما إذا كان لديك القدرة على تولّي المزيد من المشاريع المستقلة، كما يمنعك من نسيان أي تفصيل أو خطوة يجب القيام بها.
ما يلي بعض تطبيقات إدارة المشاريع الخاصّة بالعمل عن بُعد:
- تريللو
- منداي دوت كوم
- رايك
- كوير
6) احصل على أداة أو تطبيق لتتبّع مسار الوقت
إن أدوات تتبّع الوقت هي طريقة سهلة وسريعة لضمان أن مشاريعك وخططك اليومية تعمل بكفاءة، سواء كنت تراقب مقدار الوقت الذي يقضيه موظفوك لإنجاز كل مهمّة، أم كنت تتأكّد من أنك لا تعمل بما يزيد عن الميزانية المحدّدة لعملائك.
لتتبّع الوقت الذي يستغرقه إنجاز كل مهمّة، ما عليك سوى النقر على “إبدأ” فور المباشرة و”إنهاء” فور انتهائك من مهمّة ما.
يمكن لأدوات وتطبيقات تتبّع الوقت الأكثر تطوّراً وتعمّقاً مراقبة مخرجات الفريق بأكمله وأوقات التسجيل لمشاريع مختلفة أيضاً.
وقد يمضي يومك بشكل أسرع وتنجز أكبر قدر ممكن من المهام في حال استخدامك لأدوات تساعدك على جدولة فترات راحة منتظمة لنفسك.
فيما يلي بعض تطبيقات أو أدوات تتبّع الوقت للموظفين المستقلين والفرق:
- تايم آند ديت
- كلوكيفاي
- رسكيوتايم
- توغِل
- هارفست
الروابط المُضمّنة التالية تمكنك من الحصول على مزيد من النصائح حول إعداد نفسك لتصبح موظّفاً مستقلاً في أبوظبي أو إلقاء نظرة على إعداد مكتبك والاستفادة من شبكة من الموظفين المستقلين المُبدعين في مساحة العمل المشتركة في المنطقة الإبداعية – ياس.
